برای دسترسی به سامانه جشنواره‌های خوارزمی، باید به نشانی https://ka.irost.org مراجعه نمائید.
ضمن آنکه با جستجوی عنوان سامانه جشنواره‌های خوارزمی در موتورهای جستجو، می‌توانید به سایت سامانه برسید.
مراحل ثبت‌نام در جشنواره‌های جوان و بین‌المللی خوارزمی یکسان بوده و تنها در جشنواره جوان محدودیت سنی 18 تا 35 سال برای شرکت کنندگان وجود دارد.
مراحل ثبت‌نام، ثبت طرح، کارشناسی، داوری و ... در ادامه آورده شده است. با انتخاب هر مرحله، اطلاعات تکمیلی آن قسمت به نمایش در می‌آید.

1. ثبت‌نام متقاضی و ورود به سامانه

1.1) مراجعه به نشانی سامانه و انتخاب ثبت‌نام در سامانه

2.1) اگر پیش از این در سامانه ثبت‌نام کرده‌اید، نیازی به ثبت‌نام مجدد نیست و گزینه ورود به سامانه را انتخاب کنید.

3.1) اگر کلمه عبور خود را فراموش کرده‌اید، با انتخاب گزینه مربوطه و وارد کردن ایمیل موجود در سامانه، نحوه بازنشانی کلمه عبور جدید به ایمیل شما ارسال می‌شود.
پس از وارد کردن ایمیل و کلمه عبور، شما به کارتابل خود در سامانه وارد می‌شوید.

2. انتخاب نوع جشنواره(بین‌المللی خوارزمی یا جوان) و عنوان طرح جدید

1.2) با پر کردن صفحه اول فرم ثبت طرح(اطلاعات طرح) و انتخاب ذخيره اطلاعات فرم طرح شما در سامانه ذخیره می‌شود و پس از آن تا پایان زمان فراخوان می‌توانید با مراجعه به سامانه و انتخاب گزینه طرحهای من نسبت به تکمیل فرم خود اقدام نمائید.
2.2) ثبت‌نام شما زمانی تکمیل خواهد شد که علاوه بر پر کردن کامل فرم، هزینه بررسی طرح را پرداخت و فایلهای پیوست اجباری را ارسال کرده باشید. نقص در یکی از موارد یاد شده موجب عدم شرکت طرح در جشنواره خواهد شد.

3. ارسال طرحهای کامل شده به گروه‌های تخصصی توسط دبیرخانه جشنواره

1.3) پس از پایان زمان فراخوان جشنواره، کارشناسی طرحهای ارسالی آغاز می‌شود. در این مرحله امکان ویرایش و بروزرسانی اطلاعات طرح برای متقاضی وجود نخواهد داشت.
2.3) ابتدا طرحهای ناقص در صورت عدم تکمیل مدارک (بعد از اطلاع‌رسانی به صاحب طرح برای تکمیل مدارک) از فرآیند ارزیابی جشنواره حذف می‌شوند.
3.3) سایر طرحها بسته به موضوع آن به یک یا چند گروه تخصصی ارجاع می‌شوند.
4.3) در مرحله اول، طرحها توسط کارشناسان گروه تخصصی ارزیابی می‌شوند. در صورت تشخیص گروه تخصصی، از طراح برای مصاحبه دعوت می‌شود. همچنین در صورت لزوم و با نظر گروه تخصصی از طرح بازدید به عمل می‌آید.
5.3) در مرحله دوم، طرحهای گروه‌های تخصصی در کنار یکدیگر بررسی شده و طرحهای منتخب توسط گروه تخصصی به هيأت داوران پيشنهاد می‌شود.

4. داوری طرحهای منتخب و رتبه‌بندی طرحهای برگزیده

1.4) در جلسات هيأت داوران، هر طرح به طور جداگانه ارزیابی می‌شود.
2.4) گروه تخصصی طرحهای پيشنهادی خود را در جلسه داوری مطرح می‌کند و پاسخگوی سوالات اعضای هيأت داوران خواهد بود.
3.4) هيأت داوران در خصوص انتخاب طرحهای پیشنهادی از سوی گروه تخصصی تصمیم‌گیری نهایی می‌کنند و در پایان طرحهای برگزیده را رتبه‌بندی می‌نمایند.
4.4) با نهایی شدن رتبه‌بندی طرحهای برگزیده، خبر آن از سوی دبیرخانه جشنواره به برگزیدگان اطلاع‌رسانی می‌شود.

5. معرفی و تقدیر از برگزیدگان جشنواره

1.5) مراسم معرفی و تقدیر از برگزیدگان جشنواره جوان خوارزمی در آذر ماه(هفته پژوهش) با حضور وزرا، مسئولين و فرهیختگان جامعه علمی برگزار می‌شود.
2.5) مراسم معرفی و تقدیر از برگزیدگان جشنواره بین‌المللی خوارزمی در بهمن ماه با حضور ریاست محترم جمهور، وزرا و فرهیختگان علمی کشور برگزار می‌شود.
3.5) در این مراسم برگزیدگان جشنواره‌های خوارزمی، الواح، تندیس جشنواره و جوایز مادی و معنوی خود را دریافت می‌کنند.
4.5) اسامی برگزیدگان جشنواره‌های خوارزمی در روز مراسم معرفی و تقدیر از برگزیدگان، در وبگاه جشنواره(http://khwarizmi.ir) قرار می‌گیرد. همچنین اطلاعات کامل طرحها و برگزیدگان در سامانه کهربای خوارزمی (http://kia-kahroba.ir/laureates) قابل دسترس است.